Vận chuyển văn phòng là công việc di chuyển địa điểm văn phòng làm việc từ nơi này đến nơi khác nhằm đáp ứng các nhu cầu của công việc. Việc di chuyển văn phòng là việc hết sức quan trọng, phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Vì thế, để di chuyển văn phòng thuận lợi cần phải chuẩn bị kỹ càng.
Để hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch và những thủ tục cần thiết khi chuyển văn phòng hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây. Vệ Sinh Năm Sao sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin cần thiết nhé!
Kế hoạch vận chuyển văn phòng
Trước tiên để chuẩn bị vận chuyển văn phòng thì một công việc hết sức quan trọng đó chính là lên kế hoạch.
Lên kế hoạch chuyển văn phòng
Bạn cần phải lên danh sách các công việc cần làm. Điều này sẽ tạo sự thuận tiện cho quá trình chuyển dời. Sau khi đã tìm được địa điểm để chuyển văn phòng đến bạn hãy bắt đầu lên kế hoạch, đảm bảo mọi công việc diễn ra thật suôn sẻ. Kế hoạch càng chi tiết sẽ càng có lợi cho quá trình vận chuyển của bạn.
Việc đưa ra một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn biết được những công việc nào cần làm. Đồng thời, cũng dễ dàng hơn trong việc phân bổ nguồn lực để di chuyển văn phòng. Hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh không mong muốn trong khi di chuyển.
Khi phân công nhân viên đảm nhiệm công việc bạn cũng cần phải có phương án rõ ràng. Như vậy mới đảm bảo được hiệu quả làm việc và tranh công việc bị xáo trộn. Một số vấn đề bạn cần phải có trong kế hoặc là:
- Di chuyển các thiết bị viễn thông như điện thoại, internet.
- Bổ sung hoặc thay thế các thiết bị văn phòng, đồ nội thất phù hợp.
- Thay đổi thông tin địa chỉ văn phòng trên mọi giấy tờ, phương tiện của công ty.
- Thiết kế và bố trí nội thất cho văn phòng mới.
- Thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (nếu cần).
Lựa chọn thời gian phù hợp để vận chuyển văn phòng
Khi vận chuyển văn phòng nên chủ động lựa chọn thời gian phù hợp. Tốt nhất nên lựa chọn di chuyển vào cuối tuần, để không gây ảnh hưởng công việc. Nếu lựa chọn vận chuyển ở các ngày trong tuần thì cần sắp xếp công việc trước đó. Đảm bảo việc di chuyển văn phòng sẽ không gây ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.
Chuẩn bị các loại vật dụng hỗ trợ vận chuyển văn phòng
Cần chuẩn bị các vật dụng chuyên dùng trong vận chuyển để hỗ trợ việc vận chuyển văn phòng. Một số thứ quan trọng cần phải chuẩn bị là hộp, thùng đựng đồ, băng keo,... Thùng carton là vật dụng vô cùng quan trọng, không thể không có mặt trong quá trình chuyển đồ. Nó có tác dụng chứa những món đồ của văn phòng một cách gọn gàng.
Tốt nhất bạn nên chuẩn bị đầy đủ thùng giấy cho từng phòng ban, từng nhân viên. Cách đơn giản và nhanh chóng nhất là để mỗi nhân viên tự thu xếp đồ cá nhân của mình. Điều này sẽ tránh được sự lộn xộn và nhầm lẫn đồ đạc trong quá trình vận chuyển. Hơn nữa, sử dụng thùng carton còn giúp hạn chế va đập đồ đạc trong lúc di chuyển.Ngoài ra, để đảm bảo an toàn cho đồ đạc cần chuẩn bị thêm giấy báo, mút xốp,... để việc đóng thùng đồ trở nên dễ dàng hơn.
Dự trù chi phí cho việc vận chuyển văn phòng
Dựa vào kế hoạch bạn đã lập ra cho việc di chuyển văn phòng để đưa ra chi phí dự trù. Xác định các loại chi phí cần thiết theo từng công việc mà kế hoạch đã lập ra. Tính toán trước các mức chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển văn phòng. Chi phí cho việc chuyển văn phòng làm việc thường sẽ phụ thuộc vào các yếu tố:
- Loại xe vận chuyển đồ đạc.
- Số lượng đồ đạc cần vận chuyển.
- Khoảng cách từ văn phòng cũ đến văn phòng mới.
- Một số loại chi phí khác như: cầu đường, gửi xe, BOT,...
Dù là văn phòng lớn hay văn phòng nhỏ đều cần làm đầy đủ các bước. Phải đảm bảo lập một kế hoạch chuyển văn phòng thật chi tiết, đảm bảo được chất lượng tốt nhất.
Kinh nghiệm vận chuyển văn phòng
Tầm quan trọng của việc di dời văn phòng sang địa điểm khác là không thể bàn cải. Trong đó không phải có cũng có kinh nghiệm, vậy nên cần nắm các điểm sau:
Kinh nghiệm chọn văn phòng mới
Văn phòng là nơi quyết định việc kinh doanh của cả công ty. Vì thế, có thể xem việc lựa chọn văn phòng là nền tảng của doanh nghiệp, là nhân tố quyết định cho việc kinh doanh của công ty. Vì thế, cần cẩn trọng và xem xét kỹ càng trong việc lựa chọn địa điểm đặt văn phòng.
Một số kinh nghiệm bạn cần lưu ý trong việc chọn văn phòng mới rất cần thiết cho bạn. Vệ Sinh Năm Sao sẽ cung cấp cho bạn một số tiêu chí để lựa chọn văn phòng ngay dưới đây:
- Xác định rõ mục đích thuê văn phòng làm việc mới là gì: Có thể để mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô làm việc? Hay để bổ trợ cho cho các kế hoạch kinh doanh sắp tới của công ty?
- Ngân sách dự trù: Ngân sách đưa ra cho việc thuê văn phòng mới là bao nhiêu mỗi tháng? Chi phí cho dịch vụ vận chuyển văn phòng dự tính là bao nhiêu?
- Cần lưu ý một số yếu tố khi chuyển văn phòng: Chỗ để xe, mật độ giao thông, có thể sử dụng ngay hay cần cải tạo lại, hệ thống điện nước, đảm bảo an toàn cháy nổ, thang máy,... Để có thể chủ động sắp xếp thời gian chuyển văn phòng hợp lý.
- Thời gian: Chú ý về thời gian kết thúc hợp đồng ở văn phòng cũ. Để chuẩn bị thời gian ở văn phòng mới sẵn sàng. Chọn thời gian tốt nhất để di chuyển.
- Tổng hợp một số địa điểm phù hợp, tiến hành so sánh về giá cả và môi trường xung quanh. Từ đó,lựa chọn thuê văn phòng phù hợp nhất với nhu cầu.
- Khi đã lựa chọn thuê được văn phòng ưng ý cần tiến hành lên thiết kế hoặc nâng cấp.
- Tìm kiếm văn phòng mới tốt nhất nên được tiến hành trước tối thiểu 2 tháng. Như vậy mới có đủ thời gian để chuẩn bị, cải tạo và chuẩn bị các thủ tục cần thiết.
- Một số vấn đề khác: Phong thủy, môi trường xung quanh văn phòng,...
Trong khi vận chuyển văn phòng
Để việc chuyển văn phòng làm việc được đảm bảo diễn ra tốt nhất cần chuẩn bị kỹ. Trong quá trình vận chuyển văn phòng cũng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau:
- Bạn bắt buộc phải lập kế hoạch thật chi tiết tiết cho việc chuyển văn phòng nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
- Phân công các công việc rải đều cho tất cả các nhân viên. Tranh để dồn việc cho một cá nhân để đảm bảo quá trình di chuyển tốt nhất.
- Tìm kiếm các đơn vị di chuyển văn phòng trọn gói chất lượng, có nhiều kinh nghiệm. Đặc biệt, cần lựa chọn đơn vị có mức giá cả hợp lý, đảm bảo chi phí đề ra. Cũng để hạn chế các chi phí phát sinh trong quá trình chuyển nơi làm việc.
- Điều chỉnh cân đối ngân sách trong suốt quá trình chuyển văn phòng, lên sẵn các khoản chi phí có thể phát sinh để dự trù.
- Nếu bạn là người tin vào phong thủy hãy làm lễ nhập trạch cho văn phòng mới. Điều này cầu mong cho sự suôn sẻ và thịnh vượng trong kinh doanh.
Đó là một số điều lưu ý dành cho việc chuyển văn phòng của bạn trở nên thuận lợi hơn. Hãy tìm hiểu kỹ và đầy đủ các thông tin cần thiết trước khi chuyển để đạt hiệu quả tốt nhất.
>> Xem thêm: Mèo phong thủy: ý nghĩa và cách sử dụng để thu hút tài lộc, may mắn
Những thủ tục cần lưu ý khi vận chuyển văn phòng
Việc chuyển văn phòng công ty là việc không thể nào tránh khỏi trong quá trình kinh doanh. Vận chuyển văn phòng có cần những thủ tục gì không? Thủ tục vận chuyển có phức tạp không? Đó là những câu hỏi mà nhiều người luôn băn khoăn. Vệ Sinh Năm Sao sẽ cung cấp cho bạn những thủ tục cần lưu ý khi chuyển văn phòng. Đảm bảo việc chuyển nơi làm việc diễn ra thật thuận lợi, nhanh chóng.
Cơ sở pháp lý
Việc hoàn thiện các cơ sở pháp lý chính là thủ tục đầu tiên doanh nghiệp cần giải quyết. Đây là việc hết sự quan trọng, cần phải ưu tiên hàng đầu, để đảm bảo việc chuyển văn phòng thực hiện đúng theo quy định của pháp luật cũng như tránh xảy ra các vấn đề không mong muốn.
Quá trình thực hiện thủ tục cơ sở pháp lý gồm 2 bước:
- Đến chi cục thuế tại địa điểm đặt văn phòng để xác nhận thuế.
- Nộp hồ sơ chuyển văn phòng làm việc ở cơ quan đăng ký kinh doanh của địa điểm đặt văn phòng làm việc mới.
Bạn có thể tham khảo mẫu thủ tục cho quá trình hoàn thiện thủ tục cơ sở pháp lý trên internet hoặc có thể liên hệ với cơ quan thuế.
Thông báo về việc vận chuyển văn phòng
Thông báo cho các đối tác, đơn vị liên quan về việc chuyển địa điểm là việc rất quan trọng. Việc thông báo này nhằm giúp cho các công việc được tiến hành chính xác. Có thể thông báo địa chỉ mới cho những bên liên quan thông qua email, số điện thoại, tin nhắn,… Tuỳ vào từng đối tượng để lựa chọn các phương thức thông báo phù hợp.
Lên kế hoạch vận chuyển văn phòng
Trong số những vấn đề cần lưu ý tất nhiên không thể thiếu quá trình lập kế hoạch. Quá trình này bắt buộc phải có mặt trong mọi hoạt động. Kế hoạch rõ ràng là công cụ hỗ trợ cho bạn đẩy nhanh tiến độ. Đảm bảo việc chuyển văn phòng diễn ra nhanh chóng, hiệu quả. Để không phải ảnh hưởng đến các công việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, giữa một thời kỳ bận rộn các công ty có xu hướng thuê các dịch vụ vận chuyển trọn gói. Những dịch vụ này sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho công ty:
- Giúp công ty tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.
- Bảo quản đồ đạc và giấy tờ tốt hơn trong lúc vận chuyển.
- Đảm bảo được sự an toàn khi vận chuyển.
Sau khi vận chuyển xong, với khối lượng công việc dọn dẹp lớn công ty có thể thuê các dịch vụ vệ sinh văn phòng sạch đẹp, để nhanh chóng hoàn tất và bắt đầu làm việc tốt nhất tại địa điểm mới.
Bên cạnh đó, các công ty có thể thuê nhân viên phụ trách việc dọn dẹp văn phòng công ty theo giờ, theo tuần, theo tháng thông qua dịch vụ tạp vụ văn phòng tại vệ sinh công nghiệp Năm Sao.
Trên đó là những bước để lập kế hoạch vận chuyển văn phòng và các thủ tục cần thiết. Hi vọng với những thông tin được Vệ Sinh Năm Sao cũng cấp sẽ giúp bạn trong quá trình chuyển văn phòng. Giúp bạn chủ động được thời gian, quản lý được chi phí trong khi chuyển đi.
